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不動産売却の必要書類チェックリスト｜段階別に何をいつ準備する？

不動産売却 2026.10.13

#不動産売却 #周南市 #売却の注意点

不動産売却の必要書類チェックリスト

査定から引き渡し、確定申告まで段階別に確認

執筆：東徳不動産商事編集部

この記事は法務省「新不動産登記法Q&A」A17・法務局「登記済証（権利証）を紛失したのですが，どうしたらよいのですか？」（情報番号1310）などの公表資料にもとづいています（2026年10月確認）。

不動産を売るときは、査定から引き渡し、売却後の確定申告まで、いくつもの書類が必要になります。「権利証が見つからない」「印鑑証明書の期限が切れていた」といった理由で、決済の日程が延びてしまうことも少なくありません。この記事では、周南市で不動産の売買を手がける私たち有限会社東徳不動産商事（以下、東徳不動産商事）が、売却に必要な書類を4つの段階に分けたチェックリストにまとめ、権利証をなくしたときや住所が変わっているときの対処もあわせて解説します。登記や税金の個別の判断は、司法書士や税理士、法務局にご確認ください。

この記事で分かること
✓ 売却の書類が必要になる4つの段階と、段階ごとのチェックリスト
✓ 権利証（登記識別情報）をなくしたときの代わりの方法
✓ 登記簿の住所が今の住所と違うときの手続きと、2026年4月からの義務化
✓ 周南市で住民票の写し・印鑑証明書などを取る窓口とコンビニ交付

結論：書類は4つの段階で必要になる。権利証と住所は査定の時点で確認を

不動産を売るときの書類は、一度にすべて必要になるわけではありません。査定・媒介契約（不動産会社に売却を頼む契約）、売買契約、決済・引き渡し、売却後の確定申告という4つの段階で、それぞれ求められるものが変わります。段階ごとに準備すれば、慌てずに進められます。

なかでも早めに確認したいのが、権利証（登記識別情報）が手元にあるかと、登記簿上の住所が今の住所と同じかの2点です。どちらも決済の直前に問題が見つかると、引き渡しが遅れる原因になります。査定を申し込む段階で探し始めておくと安心です。

売却の書類が必要になる4つの段階の図。段階1 査定・媒介契約は権利証・固定資産税の納税通知書・購入したときの契約書など、段階2 売買契約は本人確認書類と印鑑・設備表・物件状況報告書、段階3 決済・引き渡しは権利証・印鑑証明書（発行から3か月以内）と実印、段階4 確定申告は売却・購入の契約書と仲介手数料などの領収書を保管。
図1 段階ごとの主な書類（くわしくは各段階のチェックリスト）

段階1｜査定・媒介契約のときにそろえたい書類

査定と媒介契約の段階では、物件の状態や権利関係を正しく伝えるための書類が中心です。すべてそろっていなくても査定は受けられますが、そろっているほど価格の見立てが正確になります。

机の上にそろえた書類のファイルとチェックリスト、印鑑のイメージ写真
イメージ：書類をそろえて準備する様子（実際の物件・書類ではありません）

①　本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードなど）

②　登記識別情報通知、または登記済証（権利証）

③　固定資産税の納税通知書、または固定資産評価証明書

④　購入したときの売買契約書と重要事項説明書

⑤　建築確認済証、検査済証（建てる前と建てた後に確認・検査を受けた証明）、設計図書（間取り図や仕様書）

⑥　土地の測量図、境界確認書

⑦　マンションの場合は管理規約、長期修繕計画、管理費と修繕積立金の額が分かる書類

⑧　住宅ローンが残っている場合は、返済予定表や残高証明書

固定資産税の納税通知書は毎年春ごろに届く書類で、評価額や税額が分かります。引き渡しの際に固定資産税を日割りで精算する基準にもなるため、今年度分は手元に残しておきましょう。測量図や境界確認書がない土地は、買主から測量を求められることがあるため、早めに分かっていると売り出しの計画が立てやすくなります。

トウト君	トウト君のひとこと｜今日できることまずは権利証と固定資産税の納税通知書を探して、見つかったものから一つの封筒に集めておきましょう。

段階2｜売買契約のときに必要な書類

買主が決まり売買契約を結ぶ日には、売主本人であることの確認と、物件の状態を買主に正しく伝えるための書類を用意します。

①　本人確認書類と印鑑

②　登記識別情報通知、または登記済証（内容の確認のため）

③　設備表（エアコンや給湯器などの有無と不具合を記入したもの）

④　物件状況報告書（雨漏り、シロアリ、境界の争いなどの有無を記入したもの）

⑤　売買契約書に貼る収入印紙

設備表と物件状況報告書は、売主が知っていることを書面で買主に伝えるためのものです。不具合を書き漏らすと、引き渡し後に責任を問われるおそれがあります。分かる範囲で正直に記入し、迷う点は担当者に相談してください。

段階3｜決済・引き渡しのときに必要な書類

残代金を受け取り、名義を買主に移す日には、所有権移転登記に使う書類がそろっている必要があります。登記の申請は司法書士に依頼するのが一般的で、書類は事前に司法書士が確認します。

①　登記識別情報通知、または登記済証（権利証）

②　印鑑証明書（発行から3か月以内のもの）と実印

③　住民票の写し（登記簿上の住所と今の住所が違う場合）

④　本人確認書類

⑤　住宅ローンが残っている場合は、金融機関が用意する抵当権抹消の書類

⑥　鍵一式、設備の取扱説明書や保証書

登記に使う印鑑証明書は、作成から3か月以内のものという決まりがあります。早く取りすぎると期限が切れるため、決済日が決まってから取得するのが安全です。住宅ローンが残っている場合は、売却代金で返済すると同時に抵当権を消す手続きをするため、事前に金融機関へ一括返済の連絡を入れておきます。

トウト君	トウト君のひとこと｜段取りのコツ決済日が決まったら、印鑑証明書を取りに行く日を予定表に書き込んでおくと、取り忘れも期限切れも防げます。

段階4｜売却後の確定申告に向けて保管する書類

売却で利益が出た場合や特例を使う場合は、売った翌年に確定申告が必要です。そのときに使う書類の多くは、売却の過程で受け取るものです。

①　売却したときの売買契約書の写し

②　購入したときの売買契約書や、建築の請負契約書

③　仲介手数料などの領収書

申告の流れや特例ごとの添付書類は別の記事で詳しく解説しています。ここでは、売却の書類は捨てずに一つの封筒にまとめておくことだけ覚えておいてください。

東徳によくあるご相談
遠方にお住まいのまま実家の売却を考えている、というご相談があります。権利証など手元の書類は、査定の際に一緒に確認し、足りない書類の取り方や準備の順番をお伝えしています。書類がそろう前でも、まずはご相談ください。
▶ 無料売却査定を申し込む

机の上の封筒と鍵、印鑑、家の模型のイメージ写真
イメージ：売却の書類は一つの封筒にまとめて保管（実際の物件・書類ではありません）

権利証（登記識別情報）が見つからないとき

権利証が見つからなくても、法務局の事前通知制度か、司法書士が作る本人確認情報を使えば、名義を移す登記はできます。平成16年の法改正のあと、紙の登記済証（権利証）に代わって、12けたの英数字を記した登記識別情報が通知されるようになりました。どちらも再発行の制度はありませんが、なくしても所有者としての権利がなくなるわけではありません。

一つ目の事前通知制度は、法務局から売主の住所へ本人限定受取郵便で通知が届き、2週間以内に申請に間違いがない旨を申し出ます。手数料はかかりませんが、申し出があるまで登記が進まないため、代金の支払いと同時に名義を移す通常の決済には使いにくい面があります。二つ目は、司法書士が売主と面談して本人であることを確認し、その書類（本人確認情報）を法務局に出す方法です。司法書士への報酬がかかり、数万円から10万円程度が一般的な目安です。当社が提携する司法書士の場合も、おおむねこの範囲です。公証人に同様の書類を作ってもらう方法もあります。どれを選ぶかは、決済の段取りとあわせて司法書士と相談して決めましょう。

権利証が見つからないときの方法の比較表。事前通知制度は法務局から本人限定受取郵便で通知が届き2週間以内に申し出る、手数料はかからない、申し出があるまで登記が進まず通常の決済には使いにくい。本人確認情報は司法書士が売主と面談して書類を法務局に出す、司法書士への報酬は数万円から10万円程度が一般的な目安。
図2 事前通知制度と本人確認情報のちがい（公証人に同様の書類を作ってもらう方法もあります）

登記簿上の住所が今の住所と違うとき

引っ越しなどで、登記簿の住所が今の住所と違っていることがあります。この場合は、買主への名義変更の前に住所の変更登記が必要です。住民票の写しや戸籍の附票（本籍地で作られる、住所の移り変わりの記録）の写しで、登記簿の住所から今の住所までのつながりを示します。登録免許税は不動産1つにつき1,000円です。

また、2026年4月1日から、住所や氏名が変わった日から2年以内に変更登記をすることが義務になりました。それより前に変わった分も対象で、期限は2028年3月31日です。正当な理由なく怠ると、5万円以下の過料の対象になります。法務局に一度申出をしておけば、その後の住所の変更を法務局が確認して登記してくれる仕組みも始まっています。売る予定がない不動産も含めて、住所がずれていないか確かめておきましょう。

トウト君	トウト君のひとこと｜ここが大事住所が何度も変わっている人ほど、つながりを示す書類が多くなります。登記の申請は司法書士に頼むこともできるので、早めに相談しておきましょう。

共有名義・相続・成年後見の物件は追加の書類が必要

共有名義の不動産は、共有者全員の印鑑証明書や実印がそろわなければ売却できません。親から相続した不動産は、まず相続登記で名義を相続人に移しておくことが前提です。親が認知症などで判断が難しい場合は成年後見人が売主となり、住まいを売るときは家庭裁判所の許可が必要です。それぞれの詳しい進め方は、別の記事でご確認ください。

周南市で証明書を取る窓口

住民票の写しと印鑑証明書は、周南市役所本庁の市民課のほか、各総合支所・支所の窓口でも取れます。本庁市民課は火曜と木曜に限り19時まで受け付けています。印鑑証明書を窓口で取るときは、印鑑登録証（カード）かマイナンバーカードが必要で（マイナンバーカードで取れるのは本庁と新南陽・熊毛・鹿野の各総合支所に限られます）、実印を持って行くだけでは交付されない点に注意してください。

マイナンバーカードがあれば、全国のコンビニでも取得できます。住民票の写しと印鑑証明書は1通200円で、6時30分から23時まで利用でき、4けたの暗証番号の入力が必要です。固定資産評価証明書は1件200円（土地5筆・家屋5棟まで）で、本庁の課税課と各総合支所・支所で取得します。建築確認済証や検査済証をなくした場合でも、確認を受けた記録が市に残っていれば、建築指導課で証明書（1通700円）を発行してもらえることがあります。

周南市で証明書を取るときの早見表。住民票の写しと印鑑証明書は本庁市民課と各総合支所・支所の窓口で取れ、本庁市民課は火曜と木曜は19時まで。マイナンバーカードがあれば全国のコンビニで1通200円、6時30分から23時、4けたの暗証番号が必要。固定資産評価証明書は本庁の課税課と各総合支所・支所で1件200円（土地5筆・家屋5棟まで）。確認済（検査済）証明書は建築指導課で1通700円。
図3 周南市の証明書の取り方（窓口で印鑑証明書を取るときは印鑑登録証かマイナンバーカードが必要）